【印鑑業者が解説】実印を変更する際に必要な手続きとは？

「実印の行方が分からない」
「1からのスタートとして実印を新しくしたい」

このように、実印の変更に直面する機会は珍しいことではありません。

しかし、実印は1人あたり1本しか持てず、使用するにはあらかじめ役所に登録しておくことが必要でした。
いったい実印を変更するにはどういった手順を踏めばよいのでしょうか。

今回は、実印を変更する際に必要な手続きと、注意点についてご紹介します。
変更の手続きを行う際に必要になる書類や、実印として使えない印鑑についても解説するので、ぜひ参考にしてください。

 

□実印を変えるべき事例

 

実印を変更しなければならない例としては、次のようなものが挙げられます。実印を変更しなければならない例としては、次のようなものが挙げられます。
・結婚して実印と異なる名字になった
・なくしてしまった
・実印の一部が摩耗していたり、欠けたりしている
・新しい実印に変えようと思う

この中でも、2つ目の「紛失」には細心の注意が必要です。もしも悪意のある第三者のもとへ渡ってしまうと、本人の知らない間に契約を結ばれてしまうかもしれません。
しばらく探しても見つからない際は、迅速に実印の変更を行いましょう。警察に紛失届を提出して実印をなくした証明書をもらっておけば、より万全な対策となりえます。

実印を変更する、となると、変更前の実印で行った契約について不安を持たれる方もいらっしゃるのではないでしょうか。実印を変更しても、変更前の実印での契約には影響しません。

つまり、変更前の実印で契約した住宅ローンといった契約は、実印が変わったからといって契約が打ち切りになったり、もう一度契約を結びなおさないといけなくなったりはしない、ということです。

ただし、ローン会社によっては実印の変更に当たってその旨を届け出なければいけない場合もあります。そのため、実印を変更するときは事前に届け出が必要か、確認するようにしましょう。

 

□実印変更の流れ

＊1. 古い実印の登録を解除する

まずは、今まで使っていた実印の登録を解除します。解除には、以前に印鑑登録を行った役所で「廃止届」を届け出なければなりません。登録の解除に必要なものは以下のものです。

・免許証やパスポートなど、顔写真付きの本人確認書類
・印鑑証明証
・(以前に登録した実印)

印鑑証明証とは、印鑑登録を行った際にもらったカードのことです。以前に登録した実印は、紛失していない限りは持って行くと良いです。これらを持って役所へ行き、窓口で手続きを済ませると印鑑登録を解除できます。

 

＊2. 新たな実印を登録する

次に、新たに用意した実印を登録します。こちらも同じように、役所の窓口で行えます。印鑑登録に必要な書類は以下のものです。

・免許証やパスポートなど、顔写真付きの本人確認書類
・新たに登録したい印鑑
・登録費用・(委任状)

登録にかかる費用は役所によって異なりますが、100~500円の間に収まることがほとんどです。これらを十分に用意していた場合は、即日で登録することが可能です。
もし本人であることを確認する書類に顔写真がない場合、即日ではなく数日かかってしまいます。委任状は、本人以外が印鑑登録をする際に必要です。

 

＊新たな実印を登録する前に

新たな実印を登録する前に、確認しておきたい注意点がいくつかあります。

 

＊既定のルールに沿っているか

実印に登録できる印鑑には規定があり、規定に反する印鑑は実印として登録できません。
登録できるハンコの条件は以下の通りです。

・印影が8ミリメートル~25ミリメートルに収まっている
・変形しにくい材質でできている
・摩耗や欠けがない
・氏名のみが書かれていて、模様がない
・印影に外枠がある
・同じ印影がない
以上の規定に沿っているか、登録の前に確認しておきましょう。
実印を変更しなくても、印鑑登録を変更しなければいけない場合があります。それが、引っ越しによってお住いの市区町村が変わるときです。

まず引っ越し前の住所の役所で印鑑登録の廃止を行います。廃止方法は、＊1で解説した方法と同じで、登録解除に必要な本人確認書類や印鑑証明書を持ち、 「廃止届」を役所に提出します。転出届を出すタイミングで同時に行うといいでしょう。

また、実印変更と同じように代理人による手続きも可能です。
そして、引っ越した先の住所の役所で印鑑登録を行います。以前登録されていた実印が廃止されているため、このタイミングで新たな実印を作る、という方も多いようです。

登録する実印は以前と同じ実印で基本的にかまいませんが、実は自治体ごとに実印の条件というものが存在します。この条件に合っていないと実印としての登録ができないので、事前に確認が必要です。

また、これまで使っていた印鑑が欠けていたり、摩耗していたりと判別困難なものになっている場合は、新しい実印を用意してください。

こちらの手続きも代理人の方が行えます。
ただし、代理人の方が手続きを行うと登録完了までに数日かかります。顔写真付きの身分証明書持参で本人が行うとその日のうちに登録が完了するので、可能な限りご本人で登録に行かれることをおすすめします。

 

□実印を新しく作る際に気を付けたいこと

実印を紛失してしまい、新たに実印を作ろうとお考えの方もいらっしゃるかと思います。実印は、先ほどの規定に従っている限り登録自体は可能ですが、さらに3つの点に気を付けて作成すると、より安心できる実印を所持することが可能になります。

 

＊1. 書体に注意する

実印は印鑑の中で最も強力な効力を持つため、偽造されないことが大切です。そのためには、複雑で可読性の低い書体を選びましょう。実印に向いている書体は、篆書体(てんしょたい)や印相体(いんそうたい)です。これらは現代の文字とは形が違うものもあり、偽造防止にとても高い効果を持ちます。

 

＊2. 記載する氏名に注意する

実印は世界中に1つしかないことが理想です。
しかし、実印の氏名の記載を「名のみ」「姓のみ」にしてしまうと、重複するリスクが高くなります。学校や職場で同じ名前の人がいる、といったことは良くありますよね。
そういった事態を避けるため、実印には「フルネーム」を載せるようにしましょう。フルネームであれば重複する可能性が低く、比較的安全です。

 

＊3. 素材に注意する

実印は頻繁に変更を行うものではないため、基本的に一生を通して使い続けることになります。それほど長い時間を過ごしていると、1度や2度はうっかり落としてしまうかもしれません。
したがって、割れやすいまたは欠けやすい素材は実印に使わず、丈夫なチタン・黒水牛・琥珀などの素材を使うと効果的です。

 

＊4. 実印としての登録が認められていない印鑑もある

実印に登録する印鑑には決まりがあり、登録できない印鑑が存在します。それが、シャチハタの印鑑、印影が小さい印鑑、下の名前のみの印鑑です。
シャチハタは、朱肉を使わずに押印できる印鑑のことを指します。認印としての使用は可能ですが、公的書類に使う場合は認印としても使えません。

印影というのは、実印を押したときにできる跡のことをいいます。実印は、先ほど説明したように印影の一辺の長さが8ミリメートル以上25ミリメートル以下のものでないといけません。このサイズに収まらないものは、朱肉を使う印鑑であっても登録できません。

また、下の名前のみの印鑑に関しては、市区町村によって登録できるかどうかが異なります。下の名前のみの印鑑を実印に使いたい、とお考えの方は、印鑑を作る前にまずお住いの市区町村に確認を取るようにしましょう。

他にも、印鑑の素材にも実印としての登録が難しいものがあります。それは、素材がゴムの印鑑です。先ほど割れやすいまたは欠けやすい素材は避けるべきだ、と紹介しました。

それに加えて、変形しやすいゴムも注意が必要です。ゴムは変形しやすいため、他の素材で作られた印鑑と比べて長期の使用によって印影が崩れてしまう可能性が高いです。そのため、ゴム製の印鑑を実印として登録できないように決めている市区町村も多いです。
チタンや黒水牛など、硬くて印影が崩れにくい素材を選ぶようにしましょう。

 

□変更前に使っていた古い実印について

実印の変更を行うと、古い実印で交わした今までの契約はどうなってしまうのでしょうか。この点に関しましては、契約はこれからも効力を発揮し続けるので問題ありません。
ただし、改めて新しい実印での捺印が必要な場合もありますので、変更したことを取引先に連絡しておくと良いと思います。

 

□まとめ

実印の変更に必要な手続きの流れと、注意点をお伝えしました。実印の変更には、旧実印の登録解除と新実印の登録が必要になります。その際は、本人を確認できる書類、印鑑証明証、新しい実印を持って行くようにしましょう。

ただし、実印は規定に沿ったものでないと登録できないため、注意が必要です。印影のサイズや使用する素材、書体など、事前に市区町村の規定を調べた上で新しい実印を作るようにしましょう。

また、新たな実印を作成する場合は、氏名、書体、素材の3つの観点に注意するとセキュリティ性の高い実印を作ることが可能になります。