印鑑って不要なの？導入のメリットを解説！

この記事をご覧の皆さんは
「印鑑って何で必要なんだろう」「脱ハンコすることのメリットデメリットについて詳しく知りたい」
このようなお悩みを抱えているかもしれません。
そこで、今回は印鑑の必要性と、脱ハンコについて解説します。

 

□脱ハンコのメリットデメリットを解説！

届け出や企業の取引などの場面で、ハンコの押印を必要としない脱ハンコが進められています。
しかし日本の伝統的なハンコの文化を変えるのは予想以上に困難だと言われているのが現状です。
ここでは脱ハンコのメリットとデメリットについて解説します。

メリットの1つ目はコスト削減になることです。
ペーパーレス化することで用紙代や封筒代、インク代などにかかるコストが必要なくなります。
また印紙を貼る場合も電子契約なら印紙税を納める必要がないので、印紙代も不要になります。
その他にも印刷したり郵送したりするときにかかった費用を削減できますし、また保管する際のコストカットも実現できるでしょう。

2つ目は効率化することです。
紙の契約書を発行したり郵送したりする場合、場合によっては数日単位の時間がかかることもあります。
また相手からの返送にも数日かかるので契約締結が完了するまで相当な時間がかかるでしょう。
電子契約なら全てオンラインで完了するため、ハンコを使っていた時よりも短時間で作業を終わらせることができます。

また書類を探すときも電子データだと検索して探せるので、紙の時よりも圧倒的に効率的でしょう。

3つ目はコンプライアンスを強化できることです。
紙で契約書を保管すると管理方法を徹底しても保管を誤ってしまったり紛失してしまったりする可能性があります。
電子契約だと高度なセキュリティで守れるので、コンプライアンスを強化できるでしょう。

脱ハンコのデメリットの1つ目はまだ電子契約に対応できていない書類があることです。
デジタルデータ化が認められていない書類ももちろん存在します。
例えば不動産の賃貸借契約書や重要事項説明書、投資信託契約の約款は書類でやり取りすることが義務付けられています。

2つ目は業務フローを大幅に変更する必要があることです。
電子契約などの脱ハンコを実現させるためにペーパーレス化を導入すると今までの業務フローを大幅に変更する必要があります。
変更することで今まで書類の作成や郵送に関わっていた従業員の仕事を奪うことになり、反発が起こるかもしれません。

このような理由から脱ハンコはまだまだ難しいという現状があります。

 

□印鑑が必要になる場面は？

脱ハンコが現状まだ難しいという事実を解説したところで、次は実印と銀行印、認印がそれぞれどの場面で必要になるのかについて解説します。

1つ目は不動産を購入するときです。
販売会社から登記移転のため、実印や認印が必要になります。
また住宅ローンを組む際には銀行印も必要になります。
賃貸住宅は実印は必要ないこともありますが、会社によっては実印の証明の提出を要求されることもあるので注意しましょう。

2つ目は車を購入するときです。
所有者の登録を行うために実印を用意する必要があります。
またローンの契約や任意損害保険に加入する場合は銀行印、車庫証明の手続きをする場合は認印も必要です。
全種類の印鑑が必要になるので、3つとも用意しておくと安心でしょう。

3つ目は会社を設立するときです。
会社の代表の名前が入った実印と社名が入った法人実印が必要です。
ちなみに法人実印は代表社員、会社実印、丸印を指します。
その他にも金融機関に登録する法人銀行印と社員（角印と社判）も必要になります。

印鑑が必要な場面は想像以上に多いことをお分かりいただけたでしょうか。
また一生の大事な場面で必要になるという特徴もありますね。
印鑑を用意する際は時間に余裕を持って作成するようにしましょう。

 

□脱ハンコだったとしても印鑑証明書が必要な理由は？

脱ハンコでも印鑑証明が必要になることをご存知でしたか。
ここでは印鑑証明が必要になる理由について解説します。

まず印鑑登録証明書は所有権を移転したり行政へ登録したりと、本人や本人の意思の確認を行う時に必要になる非常に重要な書類です。
この手続きは法令などにも記されており、これも脱ハンコが難しい理由の1つにもなっています。
例えば自動車登録の手続きにおいては道路運送車両法によって印鑑登録証明書の提出が根拠となっていますし、政府からも本人確認を行う必要があると説明されています。

また遺産を相続する場面でも必要になります。
相続税申告の手続きをする必要がありますが、相続税法によると全員の真意に基づいて成立する必要があるとし、ここからも印鑑登録証明書の必要性を確認できます。

 

□印鑑の種類について解説！

最後に印鑑の基本情報として、種類について詳しく解説します。
書類によって必要な種類が異なりますが、それぞれの違いについて詳しく説明できる方は少ないのではないでしょうか。
購入する際に事前にどのような印鑑が必要なのか確認するようにしましょう。

1つ目は実印です。
重要な契約書には本人の証明が必要になりますが、その際に使われるのが実印です。
実印とは役所に印鑑登録された印鑑のことを言い、1人につき1本しか持つことができません。
姓が同じだとしても使いまわしは禁止されています。

また時々実印として売られている印鑑も存在しますが、これは実印として利用できるということで本来は認められていません。
必要になったときに焦って用意することのないよう、時間を考慮しながら作成するようにしましょう。

実印を作成する際は偽造に注意しましょう。
偽造されないようにフルネームで作成する人も多いので姓や名のみで心配な方はどちらも含めても良いと思います。
各市町村によっては印影の大きさが決まっていたり絵柄が入っていると印鑑登録できなかったりする場合もあるので注意してください。

複製を防止する目的で印相体などの複雑な書体にすることも1つの手です。
また実印は使う機会が限られているので、耐久性の高い印材が好まれます。

2つ目は認印です。
印鑑登録の必要はありませんが、日常で頻繁に使われる印鑑と言えるでしょう。
例えば荷物の受け取りの際や会社の書類を確認する際に使われます。

認印を作成する場合は実印と違って特別に注意するものはないですが、他の印鑑としっかり区別がつきやすくするのが重要です。
区別しやすくするために姓や名のみで作成したり、書体を変えたりしても良いでしょう。

3つ目は銀行印です。
銀行印は金融機関で主に使う印鑑で、口座開設時に必要になります。
ATMが普及してからは使用機会は減りましたが、現在も銀行窓口で取引する際に必要となります。

銀行印を作成する際には姓、名、フルネームのどれでも大丈夫です。
実印と同じように複雑な書体にすると安全性が増すでしょう。
印材には長期間使えるような黒水牛やオランダ水牛などをおすすめします。

印鑑は種類によって用途が大きく異なることをお分かりいただけたでしょうか。
購入する際に参考にしていただけると幸いです。

 

□まとめ

この記事では、印鑑が不要かどうかについて様々な観点から解説しました。
脱ハンコのメリットはもちろんありますが、現在の業務フローや制度を変更するのは難しいという現状があります。
不動産の購入や会社の設立など、印鑑を必要とする場面は多く存在します。
この記事を印鑑を購入する際の参考にしていただけると幸いです。