印鑑の法的な必要性とは？脱ハンコ化に隠れたデメリットもご紹介！

現代では、ハンコが使われなくなったり、電子印鑑を使用する頻度が多くなったりと「脱ハンコ化」が進んでいます。
「脱ハンコ化が進んでいるのならば法的に必要ないのではないか」
このように思われた方も多いのではないでしょうか。

今回はこの点について解説するとともに、脱ハンコ化に潜むデメリットと印鑑の必要性についてご紹介します。

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□法律的に印鑑は無くても大丈夫なのか？

ビジネスシーンで良く用いられる印鑑には、主に以下の4つの種類があります。

・丸印：契約書で使用する
・角印：契約書で使用する
・ゴム印：自筆代わりに使用する
・認印・シャチハタ・三文判：稟議書や承認に使用する

上のうち、丸印、角印、ゴム印は対社外文書に対して用いられるもので、認印・シャチハタ・三文判は対社内文書に対して用いられます。
現代のビジネスにおいては、このようにさまざまな場面で印鑑が使われており、必要不可欠なものと言えるでしょう。
それにもかかわらず、脱ハンコ化が進んでも法律的に大丈夫なのでしょうか。

結論から申し上げますと、取引や契約において印鑑が必要であるということは法律で明確に定められているわけではありません。

経済産業省が連名で公表した押印についての情報でも、「私法上、契約は当事者の意思の合致により、成立するものであり、書面の作成及びその書面への押印は、特段の定めがある場合を除き、必要な要件とはされていない。」と明記されています。

印鑑を利用する状況を確認すると以下のようになります。
対社外文書：契約書、納品書、請求書など
対社内文書：稟議書、決裁書類など

対社外文書の押印は、取引先に対してトラブルが発生した場合でもしっかりと契約サインをしたという証明を残すという意味や、契約したことを客観的に記録に残すことによって適正な経理を行うためという意味があります。

対社内文書の押印は、適正な承認手順を踏んでいるということを確認したり、関係者が合意したりしたという意味があります。

このように法律上ではハンコを押す必要はなくとも、ハンコを押すことによって手続きが正式なものであるということを一目で確認できるのです。

 

□印鑑は何となく安心で使われている！

前章で示したように印鑑に法律的な取り決めはありません。
契約や取引に同意している人が本当にその当人であるかどうかを確認するための伝統的な手段として、印鑑が用いられているのです。

日本では署名の文化がほとんどなく、署名の代わりにシャチハタを用いて承認のしるしを残します。
これも本人の同意を示すための一つの手段でしかなく、同意を示せるのであれば署名で良いのです。

特に最近ではテレワークが普及しており、ハンコを押すためにいちいち出社が必要になってしまっては本末転倒ですよね。

このような動きから最近進んでいるのが、「脱ハンコ化」です。
契約や取引における捺印・署名の手続きを電子署名に切り替えたり、社内における印鑑手続きを完全に廃止したりとさまざまな変更がされています。

企業が脱ハンコ化を進めるメリットには、以下のようなものがあります。
・多様な働き方を実現する
・コストの削減につながる
・生産性の向上が期待できる
・セキュリティ強化につながる

脱ハンコ化を進めることで、テレワークでも確認したという記録を電子印鑑や署名にて残せますし、単純な押印の作業をなくすことによって生産性も向上します。
そもそもハンコを作らなければ、その分のコストもかかりませんし、なくす心配もないのでセキュリティ強化につながります。

では、脱ハンコ化はメリットしかないのでしょうか。

 

□脱ハンコ化のデメリットとは？

もちろん脱ハンコ化にもデメリットはあります。

 

＊一部書類は電子契約対応が不可能である

近年では、多くの契約がペーパーレスで行われるようになりましたが、電子契約は可能であってもデジタルデータ化が認められていない文書もあります。
不動産の賃貸借契約書や重要事項説明書に関しては書面で残すということが法律で定められており、データ化してはいけません。

 

＊業務フローの大幅な変更が必要である

これが脱ハンコ化における最大の難点ともいえるでしょう。
今から会社を作る場合や最近会社ができた場合には、既存の状態がないので最初から脱ハンコ化の状態を作るのはあまり難しくないでしょう。

しかし、長らくハンコを使っていた会社にとってペーパーレス化の導入は、社内における業務フローをすべて見直す必要があるのです。
業務フローを見直すために人員を割きすぎてしまうと、他の業務が滞ってしまいますし、それに対してもコストを多く割いてしまうことになるので、十分に配慮した上で行う必要があります。

また、脱ハンコ化が自社だけで進んだとしても、取引先が紙媒体で取引している場合には十分な説明が必要ですし、説明がしっかりとされていなければトラブルになってしまう可能性もあります。

以上が脱ハンコ化に潜むデメリットです。
脱ハンコ化は作業を単純化してくれますが、それまでの手続きが大変なので、デメリットも多いのです。

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□実印の必要性とは？

脱ハンコ化が進むにつれておそらく実印も作られなくなる方も多いのではないでしょうか。

しかし、実印はとても重要なハンコであるので、必ず作って所有しておくことをおすすめします。

実印とは、住民登録する自治体に印鑑登録したハンコのことを指します。
国民一人に対して一カ所でしか登録できず、登録をしていないと効力を持ちません。
そのため実印を押すということは本人が捺印したということを意味し、重要な手続きで多く利用されます。

具体的には以下のような状況で使用されます。
・土地を購入する場合
・会社を設立する場合
・ローンを組む場合
・遺産相続
・公正証書を作成する場合

場合によっては例外もありますが、このような大きなお金が動く場合や本人の確認が絶対に必要な場合に実印が用いられます。

脱ハンコ化によってこれらも電子印鑑になったり、署名になったりすることも考えられますが、本人でなくとも署名ができてしまったり、電子印鑑を悪用されたりと心配な点もありますよね。
これらの点から、実印は自分のものを作り、大切に保管することが必要なのです。

 

□印鑑を使う時のルールとは？

いまいち、どのタイミングでどの印鑑を使えばよいのかが分からないという方もいらっしゃると思います。
ここでは印鑑を使う時に迷いがちなケースを基にルールをご紹介します。

 

＊契約書を作成する場合

契約書を作成する際に実印が必要なのか、認印で大丈夫なのか分かりませんよね。
これは契約前に確認が必要です。
前章でも紹介したように、実印を使う場合には印鑑を登録しているかどうかという確認が必要ですし、大きな契約でなければ実印を使う必要もないからです。

また、契約書を作成する際に書き損じをしてしまった際の訂正印には、署名に捺印するハンコと同じハンコを使用するということも覚えておいてくださいね。

 

＊婚姻届は認印で大丈夫

婚姻届は苗字が変わるので重要な書類の一つですが、認印を使用しても問題ありません。
婚姻届だけでなく、役所に届け出る書類はほとんどが認印で問題ないので、実印を用意する必要はありません。

 

＊届出印として使えないもの

実印や銀行印のように届け出が必要なハンコは届け出先によって規定が違う場合があります。
購入前に実印の大きさや印材に規定がないかを確認しておきましょう。

 

□まとめ

脱ハンコ化が進む現代は便利になっていますが、それでもハンコを押すという安心感はぬぐい切れないものですよね。
脱ハンコ化のメリット・デメリットを押さえたうえで、会社の中で脱ハンコ化を進めるのかを十分に検討する必要があるでしょう。
今回の記事を参考に、印鑑の作成を検討される方はぜひ当社までご連絡ください。

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