無料で電子印鑑を作れるの？作り方や使う上での注意点を解説！

重要な契約をする時には、印鑑を用いると思いますが、現在では電子印鑑というものがかなり普及しています。
実物ではなくてもきちんと印鑑としての役割を果たすので、持っておいても損はありません。
さらに、無料で作れる方法もあるため、コスト的にもうれしいです。

 

しかし、もちろん電子印鑑はメリットばかりではなく、当然デメリットも存在し、きちんと理解しておかないと電子印鑑を発端としたトラブルに発生する可能性もあります。。
そこで、今回は電子印鑑について、メリットやデメリット、無料で作る方法など詳しく解説します。
電子印鑑に興味のある方はぜひ参考にしてください。

 

□無料で電子印鑑を作るメリット・デメリットとは？

 

＊定義と種類

 

電子印鑑とは、電子文書に押印できるデータ化された印鑑のことです。
パソコンやスマートフォンから押印できるため、書類を印刷する必要がなく、業務効率化に繋がります。
種類としては、印影を画像化しただけのものと、所有者情報などが付与されたものがあり、法的効力やセキュリティレベルは大きく異なります。
前者は手軽に作成できますが、偽造されやすく証拠能力が低いというデメリットがあります。
後者は、電子署名法に準拠した高度なセキュリティ機能を備え、法的効力を持つものもあります。

 

無料で電子印鑑を作れるのはとても魅力的でメリットがたくさんありますが、当然デメリットも存在します。
以下にメリットとデメリットを示します。

 

＊メリット

 

1:コスト削減

 

電子印鑑の最大の魅力は、何と言っても無料で作成できる点です。
これにより、購入や維持のための追加費用が発生しません。

 

2:業務効率化

 

パソコン上で画像を貼り付けるだけで押印が完了するため、手間や時間を大幅に節約できます。
ペーパーレス化により、書類の物理的なやり取りも減少します。

 

＊デメリット

 

1:安全性の問題

 

無料で作成した電子印鑑は、偽造や悪用のリスクが伴います。
特に、独自性に欠けるデザインのものは、そのリスクが高まる傾向にあります。

 

2:作成にかかる手間

 

電子印鑑を自作する場合、印影をデジタル化する作業や、デザインの調整に一定の時間と労力が必要。
これは、特に緻密なデザインを求める場合に顕著です。

以上の点を踏まえつつ、電子印鑑の導入を検討する際は、それぞれのニーズに合わせたバランスの取り方が重要となります。

 

□手軽に作れる！無料電子印鑑の作り方！

 

無料で電子印鑑を作成する方法は多岐に渡り、その手順も簡単です。
ここでは、Excelを使用した電子印鑑の作り方を中心に、その際の手順や注意点について詳しく解説します。
これにより、手軽かつ迅速に自分だけの電子印鑑を作成することが可能になります。

 

＊Excelでの作り方

 

Excelでは図形の挿入機能または印影スキャンの2通りで作れます。

 

1:図形の挿入機能

 

Excelでは図形の挿入機能を使って円形を描き、その中に名字を入力することで、基本的な電子印鑑を作成できます。
手順は以下の通りです。

 

まず、Word文書において「挿入」タブを開きます。
この中から「図」を選択し、円形の図形を挿入できます。
次に、挿入した円形を右クリックします。
メニューから「塗りつぶしなし」を選択することで、円形の内部が透明になり、背景や他の要素が見えるようになります。

さらに、作成した円の上にテキストを追加します。
この場合、自分の名字を入力することが目的です。
最後に、これらの要素を含む図を図として保存します。
押印したい書類に画像を乗せるだけなので、使い方もとても簡単です。

 

2:印影スキャン

 

より本物に近い電子印鑑を望むなら、実際の印影をスキャンし、そのデータをExcelに取り込む方法があります。
この場合、背景を透過させ画像サイズを調整することで、実際の印鑑のような見た目を実現できます。
実際の手順は以下の通りです。

 

まず、白い紙に実際の印鑑を押します。
次に、作成した印鑑の画像を撮影するか、スキャナーを使用してデータを取り込みます。
取り込んだ画像の余白をトリミングします。
この作業により、印鑑の部分だけを強調し、不要な背景を除去できます。

画像の背景を透過させサイズを調整します。
背景を透過させることで、画像を他の文書や画像の上に配置した際に、背景が邪魔にならないようになります。
最終的に、加工した画像を保存します。

 

＊Wordを使った電子印鑑の作成

 

WordでもExcelと同様に、図形機能を使って電子印鑑を作成できます。
図形を作成し、文字を入力して、PNG形式で保存します。
Excelと同様に、背景を透過させることが可能です。
ただし、セキュリティの観点から、重要な書類への使用は避けるべきです。

 

＊無料ソフトやツールの利用

 

インターネット上には、無料で電子印鑑を作成できるソフトやツールが数多く存在します。これらを利用することで、作成の手間を省き、迅速に印鑑を用意することが可能です。
ただし、安全性や信頼性を重視する場合は、有料のサービスを選択することをおすすめします。

 

＊有料サービスを使った電子印鑑の作成

 

有料サービスを利用すると、高度なセキュリティ機能を備えた電子印鑑を作成できます。
電子署名やタイムスタンプ機能、アクセス制限機能などが備わっており、法的効力も高いため、重要な書類にも安心して使用できます。
コストはかかりますが、セキュリティと信頼性を重視するなら、有料サービスの利用がおすすめです。

 

□無料と有料の電子印鑑の違いとは？

 

電子印鑑には無料と有料のオプションがあり、それぞれに明確な特徴と利用シーンが存在します。
ここでは、無料と有料の電子印鑑の主な違いについて、紹介します。

 

＊無料電子印鑑の特徴

 

1:基本機能のみ提供

 

無料の電子印鑑は基本的な押印機能を提供しますが、セキュリティ面での機能は限定的です。
一般的な認印としての利用に適しています。

 

2:簡単な作成プロセス

 

無料ツールを使用すると、簡単なステップで電子印鑑を作成できます。
これにより、短時間で必要な印鑑を準備することが可能です。

 

＊有料電子印鑑の特徴

 

1:高度なセキュリティ機能

 

有料の電子印鑑は識別情報の付与やタイムスタンプ情報など、高度なセキュリティ機能を備えています。
これにより、契約書やビジネス上の重要な書類への押印に適しています。

 

2:カスタマイズ可能性

 

有料サービスでは印鑑のカスタマイズや追加機能が利用できるため、より個別のニーズに合わせた使用が可能です。

 

電子印鑑を選択する際には、使用する文書の種類や重要性を考慮する必要があります。
特に、契約書や公的文書など、重要度が高い書類には、セキュリティ面で安全な有料の電子印鑑の使用を検討すべきです。

 

□電子印鑑活用のためのステップバイステップガイド

 

＊電子印鑑の作成手順

 

作成方法を選択する（Excel、Word、無料ツール、アプリ、有料サービス）。
必要に応じて、印影のデザインを作成する。
作成した印影を保存する（PNG形式が推奨）。
電子印鑑を使用するツールやサービスに登録する。
電子文書に電子印鑑を押印する。

 

＊電子印鑑の保存方法

 

電子印鑑は、パソコンやクラウドサービスなどに安全に保存しましょう。
パスワード管理やアクセス制限などのセキュリティ対策も忘れずに行いましょう。
重要なデータであることを常に意識し、バックアップも定期的に行うことが重要です。

 

＊電子印鑑の使用方法

 

電子印鑑の使用方法は、使用するツールやサービスによって異なります。
各ツールのマニュアルなどを参照し、正しく使用しましょう。
押印前に、押印する文書の内容をよく確認し、間違いがないか確認しましょう。

 

□電子印鑑を使う際の注意点！

 

電子印鑑を利用する際には、いくつかの重要な注意点があります。
これらのポイントを押さえることで、セキュリティのリスクを最小限に抑えつつ、電子印鑑を効果的に活用できるようになります。

 

1:電子印鑑を本番前に一度試す

 

使用する電子印鑑が、十分なセキュリティ機能を備えているか確認することが重要です。
特に、ビジネスシーンでの使用においては、偽造や改ざんのリスクを最小限に抑えるために、安全性の高い電子印鑑を選択する必要があります。

 

2:有効期限を確認する

 

電子印鑑に関連する電子証明書は、有効期限が設定されています。
期限切れの証明書を使用すると、電子署名が無効になる恐れがあるため、定期的な確認が必要です。

 

3:秘密鍵の管理

 

電子署名に使用する秘密鍵は、厳重に管理する必要があります。
秘密鍵が漏洩すると、電子署名の信頼性が失われるため、適切なセキュリティ対策を講じることが重要です。

 

これらの注意点を念頭に置きつつ、電子印鑑を活用することで、業務の効率化とセキュリティ向上を期待できるのです。
電子印鑑の利便性を最大限に活かしつつ、リスク管理にも十分な注意を払いましょう。

 

□電子印鑑の法的効力とセキュリティ

 

＊法的効力について

 

電子印鑑の法的効力は、作成方法によって大きく異なります。
印影を画像化しただけの電子印鑑は、法的効力が低いとされています。
一方、電子署名法に準拠した電子署名と組み合わせたり、タイムスタンプ機能などを利用することで、法的効力を高めることができます。
重要な契約では、法的効力のある電子印鑑の使用が推奨されます。

 

＊セキュリティ対策の重要性

 

電子印鑑は、データとして扱われるため、セキュリティ対策が非常に重要です。
不正アクセスやデータ改ざんを防ぐために、パスワード管理、アクセス制限、データ暗号化などの対策が必要です。
また、使用するツールやサービスのセキュリティレベルも確認する必要があります。

 

＊安全な電子印鑑の選び方

 

安全な電子印鑑を選ぶためには、以下の点を考慮する必要があります。
まず、電子署名法に準拠しているかどうか、タイムスタンプ機能があるかどうかを確認しましょう。
また、不正アクセス対策やデータ改ざん防止対策がしっかりしているか、信頼できる事業者かどうかを確認することが重要です。

 

□電子印鑑に関するよくある質問

 

＊電子印鑑は何度でも使い回せますか？

 

画像化しただけの電子印鑑は複製が容易なため、使い回すことは推奨しません。
なりすましのリスクが高まります。
有料サービスで作成した電子印鑑でも、セキュリティ上のリスクを考慮し、使い回しは控えるべきです。

 

＊電子印鑑のサイズはどのくらいが適切ですか？

 

電子印鑑の適切なサイズは、使用する文書やツールによって異なります。
一般的には、小さすぎず大きすぎず、文書全体とのバランスが良いサイズを選びましょう。

 

＊電子印鑑の法的効力を高めるにはどうすれば良いですか？

 

電子印鑑の法的効力を高めるためには、電子署名法に準拠した電子署名と組み合わせたり、タイムスタンプ機能を利用したりすることが有効です。
信頼できる事業者から提供されるサービスを利用することも重要です。

 

□まとめ

 

本記事では、電子印鑑の無料作成方法とそのメリット・デメリット、無料と有料の電子印鑑の違い、そして電子印鑑を使う際の注意点について解説しました。
無料の電子印鑑はコスト削減と業務効率化を実現しますが、セキュリティ面でのリスクが伴います。

 

一方、有料の電子印鑑は、高いセキュリティ機能とカスタマイズ可能性を提供し、ビジネスシーンでの安全な使用をサポートします。
電子印鑑を利用する際には、セキュリティ対策や電子証明書の管理に注意を払い、効果的に活用することが重要です。

 

これらの情報を参考に、業務の効率化とセキュリティ向上を目指してください。
今回は、電子印鑑をご紹介しましたが、もちろん実物の印鑑もとても大切です。
特にセキュリティ面という点に関しては電子印鑑よりも信頼性が高いです。
当社でも印鑑を取り扱っているので、印鑑に興味のある方は当社までお問い合わせください。